Klientų sąskaitų faktūrų importas

Būtinos sąlygos importuoti

Briox sistemoje turite galimybę importuoti klientų sąskaitas faktūras (sąskaitos faktūros bus nepaskelbtos ir jose nebus registruojami jokie mokėjimai importo metu).

Importavimo funkciją rasite skiltyje Sąskaitų faktūrų išrašymas – Klientų sąskaitos faktūros

Prieš pradėdami importą, turite įsitikinti, kad failas yra teisingo formato:

- Išsaugokite sąskaitų faktūrų sąrašą kaip "tab skirtukais" (tab-separated) atskirtą tekstinį failą (.txt), o informacija faile yra išdėstyta stulpeliuose ir tarp sąskaitų faktūrų nėra tuščių eilučių.
- Jei turite specialių simbolių (pvz. liet. k. raidės), išsaugokite failą su UTF8 koduote.
- Jei esate „Mac“ vartotojas, išsaugokite failą kaip „Windows“ suformatuotą tekstinį failą (.txt).

Jei sąskaitoje faktūroje yra daugiau nei viena prekių eilutė, importavimo faile jos visos turi būti pateiktos iškart su sąskaitos faktūros antraštės informacijos eilute.
Žr. toliau pateiktą pavyzdį, kur 3 ir 4 eilutės yra papildomos prekių eilutės sąskaitoje faktūroje prie importuojamos 2 eilutės.

Atkreipkite dėmesį į būtinas sąlygas prieš importuojant klientų sąskaitas faktūras:

• Sąskaitoje faktūroje nurodytas Kliento Nr. jau turi būti naudojamas sistemoje prieš importuojant failą.
• Jei sąskaitos faktūrose yra prekių, jos turi būti naudojamos sistemoje prieš importuojant failą.
• Jei importuojate sąskaitų faktūrų numerius, jie gali būti tik pagal eiliškumą nuo mažiausios iki didžiausios.
• Jei ketinate importuoti sąskaitas faktūras su skirtingais finansiniais metais, įsitikinkite, kad jau esate sukūrę šiuos finansinius metus.

Kad importas būtų sėkmingas, kiekvienoje sąskaitoje faktūroje yra reikalingi šie minimaliausi elementai:

• Kliento numeris
• Sąskaitos faktūros data
• Viena sąskaitos faktūros eilutė su prekės numeriu arba prekės aprašymu
• Kiekis

Visą kitą informaciją, reikalingą sąskaitai faktūrai sugeneruoti, galima gauti iš numatytosios informacijos, nustatytos kliento kortelėje ar prekės kortelėje arba skiltyje Nustatymai.

Galima importuoti šiuos laukus:

Laukeliai iš sąskaitos faktūros antraštės ir poraštės

Sąskaitos faktūros Nr.
Klientas Nr.
Projekto Nr.
Išlaidų centro kodas
Mokėjimo sąlygų kodas
Pristatymo sąlygų kodas
Pristatymo būdo kodas
Jūsų užsakymo Nr.
EB pardavimo sąrašas (Y/N)
Sąskaitos faktūros data
Mokėjimo terminas
Pristatymo data
Mūsų nuoroda
Jūsų nuoroda
Valiuta
Valiutos keitimo kursas
Valiutos vienetas
Kainos su PVM (Y/N)
Sąskaitos faktūros tekstas
Pastabos
Pristatymo mokestis
Sąskaitos faktūros mokestis
Sąskaitos faktūros nuolaida (%)

Prekės eilutės laukeliai

Prekės kodas
Prekės aprašas
Vienetas
Kiekis
Vieneto kaina
Prekės nuolaida
Prekės nuolaidos tipas
Pardavimo sąskaita
Prekės išlaidų centras
Prekė Projekto Nr.

Darbo eiga

1. Importavimo funkciją rasite skiltyje Sąskaitų faktūrų išrašymas – Klientų sąskaitos faktūros
   
   
   
2. Kai turėsite pasiruošę norimą sąskaitų faktūrų sąrašą bei tinkamo failo formatu, spustelėkite Pasirinkti failą (Choose File) ir pasirinkite savo failą, kurį norite importuoti.
   
   
3. Spustelėkite Įkelti ir visi importo stulpeliai bus rodomi peržiūros srityje.
   Jei nesuteikėte importui pavadinimo laukelyje Pavadinimas, tuomet pagal numatytuosius nustatymus failo pavadinimas tampa importo pavadinimu. Žr. žemiau.
   
4. Jei faile yra stulpelių antraštės pirmoji eilutė, kaip pavyzdyje, pažymėkite langelį Ignoruoti pirmą eilutę.
   
   
   
5. Jei pažymėsite laukelį Naudoti tą pačią sąskaitos faktūros datą visiems įrašams, galėsite įvesti vieną sąskaitų faktūrų išrašymo datą visoms importuojamoms sąskaitoms faktūroms. Taip pat galite pasirinkti datą naudodami pasirinkimo mygtuką.
   
   
   
6. Sekantis veiksmas – susieti failo stulpelius su sąskaitos faktūros laukais, į kuriuos reikia importuoti informaciją.
   Pasirinkite kiekvienos eilutės antraštes spustelėdami laukelį virš kiekvieno stulpelio ir pažymėdami langelį prieš pavadinimus, kurie geriausiai atitinka jūsų stulpelius. Viename stulpelyje galite pasirinkti net kelis pavadinimus. Žr. toliau pateiktą pavyzdį, kur sąskaitos faktūros pristatymo data yra tokia pati kaip mokėjimo data.
   

7. Kai visi stulpeliai bus priskirti atitinkamoms antraštėms, spustelėkite mygtuką Importuoti failą. Atsakykite Gerai (OK), jei norite patvirtinti importavimą, arba Atšaukti (Cancel), jei norite grįžti atgal.
   Pranešimas patvirtins, kiek sąskaitų faktūrų buvo importuota arba kokia gali kilti problema, kai sąskaitų faktūrų importuoti nepavyko.
   
   

8. Kai importavimas bus baigtas, klientų sąskaitas faktūras galėsite matyti skiltyje Sąskaitų faktūrų išrašymas – Klientų sąskaitos faktūros, filtre pasirinkite Nepaskelbtos.

Pavyzdiniai failai.