Gaunamų dokumentų sąrašas

Gaunamų dokumentų sąrašas sukurtas tam, kad galėtumėte matyti visus gautus dokumentus paruoštus automatiniam nuskaitymui vienoje vietoje, nepaisant to kokiu būdu jie gauti ar įkelti į programą. Šis sarašas galėtų būti itin patogus pradėti darbus su gaunamais dokumentais su galimybe juos išfiltruoti, pataisyti arba sukurti tai, kas reikalinga apskaitai.

Naudotojų teisės gaunamų dokumentų sąrašui: 

Norint pradėti naudotis gaunamų dokumentų sąrašu naudotojas turi turėti prieigą prie tiekėjų sąskaitų ir žurnalų, šių teisių nustatymus galite rasti Apskaitos skiltyje. Naudotojas taip pat turi turėti teises prieigai prie susietų dokumentų tam, kad galėtų matyti kokie dokumentai yra sąraše.

• Tam kad galėtumėte matyti sąrašą jūs turite turėti teises prieigai prie tiekėjų sąskaitų ARBA žurnalų. Jei neturite teisių vienam iš šių tipų, jūs vistiek matysite patį sąrašą, bet negalėsite juo naudotis.
• Teisė “išsaugoti”, suteikia galimybę tiek išsaugoti tiek ištrinti dokumentą. Ištrindami dokumentą jūs pašalinate automatinį nuskaitymą arba e-sąskaitą, tačiau turite galimybę pasilikti dokumentą susijusių dokumentų sąraše.

 

Būsenos

Automatinio nuskaitymo metu gaunamiems dokumentams gali būti nustatomos tam tikros būsenos pagal kurias galėsite filtruoti dokumentus. Daugiau apie būsenas žemiau.

Visiškai atitinka:  Robotas atpažįsta sąskaitą faktūrą ir visus jos laukus.

Tam, kad automatinis nuskaitymas vyktų sklandžiai ir sąskaita galėtų visiškai atitikti, įsitikinkite, kad tiekėjo kortelėje yra įvesti šie duomenys:  

• Pavadinimas (visada) + vienas iš parametrų nurodytų žemiau:
  
  
• Įmonės kodas
• Banko sąskaitos numeris (IBAN)
• Pašto adresas
• Telefono numeris

Visiško atitikimo parametrai tiekėjo sąskaitai faktūrai Briox sistemoje

• Tiekėjo pavadinimas
• Sąskaitos faktūros numeris
• Sąskaitos data (čekio data)
• Sąskaitos apmokėjimo terminas
• Galutinė suma
• PVM
• Paskutinė įrašo eilutė, kuri suteikia balansą žurnalui ar sąskaitai faktūrai: kurios sąskaitos ir su kokiomis sumomis debete ir kredite (Galutinė suma – PVM – Paskutinė eilutė)

Viško atitikimo parametrai žurnalui Briox sistemoje

• Žurnalo data
• Žurnalo aprašymas
• Įrašo eilutes debete ir kredite kurios suteikia balansą žurnalui

Dalinis atitikimas: Briox trūksta bent vieno iš aukščiau išvardintų parametrų.

Nėra atitikmens: Tai yra pirmas kartas kai robotas bando nuskaityti tokio tipo dokumentą, ir automatinis nuskaitymas atpažįsta tik kokio tipo tai dokumentas: tiekėjo sąskaita ar žurnalas.

Dokumentų tipai

Įvykus automatiniam nuskaitymui dokumentams gali būti priskirti tam tikri dokumentų tipai. Žiūrėkite žemiau.

E-sąskaita: E-sąskaitos tipas negali būti keičiamas į jokį kitą.

Tiekėjų sąskaitos ir žurnalai: Šie tipai gali būti keičiami tarpusavyje ir atsižvelgdamas į jūsų pasirinkimus robotas išmoks kokį tipą turėtų parinkti ateityje.

Nenustatytas tipas: Gautame dokumente nepakako informacijos, kad robotas galėtų nustatyti ar tai sąskaita ar žurnalas, todėl jūs turėsite nurodyti, koks tai tipas.

Automatinis nuskaitymas nepavyko: Robotas nesupranta paveikslėlių ir negali jų nuskaityti. Pavyzdžiui, jei gavote logotipo atvaizdą iš klientu. Tačiau jūs vistiek turėsite galimybę sukurti žurnalą ar sąskaitą tiesiog spustelėdami and dokumento.

Pagrindinės sąrašo funkcijos:

• Gautų dokumentų sąraše rodomi visi dokumentai, kurie yra patalpinti šiuose Susijusių dokumentų aplankuose
  • Gautieji
  • Tiekėjų sąskaitos
  • Žurnalų apskaita
  • Tiekėjų E-sąskaitos
    
    
• Visi dokumentai, kurie buvo atsiųsti paštu, nuskanuoti ar įkelti į jūsų paskyrą, iškart yra siunčiami automatiniam nuskaitymui ir po to surenkami čia, kad galėtumėte patvirtinti ar nuskaitymas buvo sėkmingas ir, jei reikia, atlikti pakeitimus.
• Šiame sąraše jus galite peržiūrėti, pataisyti ar sukurti žurnalus arba tiekėjų sąskaitas remdamiesi gautomis sąskaitomis ar čekiais. Dirbami gautų dokumentų sąraše jūs taip pat mokote savo Robotą kaip užregistruoti jūsų dokumentus šiai konkrečiai paskyrai.
  
  
  • Spauskite "Peržiūrėti", tam kad peržiūrėtumėte, kaip būvo atliktas registravimas bei pamatytumėte patį dokumentą.
  • Užbaikite registravimą, jei reikalinga, ir spauskite “Išsaugoti” arba “Paskelbti” tam, kad dokumentas atsirastų jūsų apskaitoje, žurnalų ar tiekėjų sąskaitų sąraše.
  • Trys taškeliai eilutės pabaigoje leidžia jums pakeisti dokumento tipą iš žurnalo į tiekėjo sąskaitą arba atvirkščiai.
    
    
  • Jei Robotas negalėjo nuskaityti dokumento arba dėl kažkokios priežasties dokumentas nubuvo išsiųstas automatiniam nuskaitymui, jūs galite pasirinkti kokio tipo dokumentą norite sukurti. Tam reikia paspausti ant eilutės su dokumentu.
    

Grupinis apdorojimas

Gautųjų dokumentų sąrašas turi ir grupinio apdorojimo funkciją. Jūs galite pažymeti kelis dokumentus, kuriuos norite apdoroti ir pasirinkti veiksmą, kurį norite atlikti. Taip pat galite naudoti filtrus, kurie padės sutrumpinti sąrašą.

Eilutės įrankiai

Eilutės pabaigoje jūs rasite eilutės įrankius.

Čia jūs galite perskaityti komentarus, kurie buvo atsiųsti kartu su nuskanuotais paveikslėliais. 

Peržiūrėkite paveikslėlį ir paspauskite ant trijų taškelių, kad pakeistumėte dokumento tipą iš žurnalo į tiekėjo sąskaitą faktūrą ar atvirkščiai.

Jau greitai pasiūlysime dar daugiau funkcijų, kaip Automatizavimas ir registravimo eilučių nuspėjimas.